Tällä sivulla on ohjeita Mestarinkatu 8:n taloyhtiöiden hallituksille miten hyödynnetään Google Workspace -palvelupakettiin kuuluvat sähköpostilistat, dokumenttipankki ja verkkosivut sekä Zoom-palvelun etäyhteysneuvottelulinkit.

Zoom-linkit

Zoom on etäyhteysneuvottelupalvelu, mihin on luotu hallitusten toimintaan neljä "huonetta" jotka ovat aina auki. Ne ovat toiminnoiltaan tismalleen samanlaisia, mutta tarkoituksella jaoteltu yhteiseksi ja kolmelle hallitukselle. Lisäksi pihatiimille on oma huone.

Zoom-tilaus on lakkautettu kesällä 2023, joten linkitkin on poistettu täältä. Googlen palvelupaketin kautta on mahdollista tehdä (toistuvia) Meet-etäpalavereita.

Google-tunnuksista

Huomaa, että alla olevista Googlen palveluista sähköpostilistojen arkistojen sekä Shared Drivejen selaaminen vaatii että sähköpostilistalle on lisätty Google-tunnukset. Google-tunnus on tavallisimmin Gmail-sähköpostiosoite, mutta minkä tahansa muunkin sähköpostiosoitteen voi rekisteröidä Google-tunnukseksi. Uusi Gmail-tunnus luodaan tarvittaessa osoitteesta https://accounts.google.com/signup ja Google-tunnus nykyisellä sähköpostiosoitteella https://accounts.google.com/signupwithoutgmail.

Sähköpostilistat

Kullekin taloyhtiön hallitukselle on sähköpostilistat, joista on lisäksi kaksi alias-muotoa (kumpaankin lähettäminen vie samaan). Pääte on @mestarinkatu8.fi (osoitteita ei ole kirjoitettu auki spämmin estämiseksi).

a@ tai taituri@ (linkki arkistoon)
b@ tai maestro@ (linkki arkistoon)
c@ tai mestari@ (linkki arkistoon)

Kaikille yhteisesti voi viestiä helposti näiltä ketjuttavilta listoilta (eli ao. listan jäseninä ovat yo. listat):

abc@ tai hallitukset@ (linkki arkistoon)

Lisäksi on olemassa myös muita listoja, ja lisää voidaan tehdä tarvittaessa. Esimerkiksi:

pihatiimi@ puutarhatyöryhmälle (linkki arkistoon)

Maililistojen käyttö on suositeltavaa, sillä ne keräävät myös viestiarkistoa. Näin viestit eivät ole pelkästään henkilökohtaisissa sähköposteissa, mistä niitä olisi myöhemmin hankala tutkia. Viestejä lähettäessä lista on myös toki helpompi laittaa vastaanottajaksi kuin kaivella kaikki asianomaiset. Kolmantena hyötynä lista vastaanottajassa on tietoturvallisempi, sillä se piilottaa pelkästään keskustelua seuraavien suorat henkilökohtaiset osoitteet :)

Huom: Googlen sähköpostilistat eivät lähetä lähettämääsi viestiä sinulle itsellesi takaisin listan kautta! Jos siis mietityttää menikö viesti läpi, kysy toiselta listalla olevalta henkilöltä!

Sähköpostilistoja voivat hallita kaikki, joilla listalla oleva sähköpostiosoite on Google-tunnus ja jos roolistatus on "Manager" (uudet jäsenet tulisi asettaa myös Managereiksi). Listan jäseniä voi hallita:

Mikäli tarvitset listalle kaksi sähköpostiosoitetta (toinen Google-tunnus Driveä varten ja toinen ei), mutta et halua viestejä molempiin, vaihda viestitysasetuksista "All mail" -> "No email".

Olennaiset listalla olevaan henkilöön liittyvät asetukset. Jos sähköpostiosoite ei ole Google-tunnus, rooli voi olla vain Member (koska henkilöllä itsellään ei ole keinoa edes päästä ko. käyttöliittymään).

Dokumenttipankki

Dokumenttipankkina on Google Driven "Jaetut Drivet" (Shared Drives), joita on neljä: yhtiökohtaiset sekä yhteinen. Sähköpostilistat määrittävät ketkä näkevät Driven sisällön. Kunkin taloyhtiön hallitus näkee vain oman jaetun Driven sekä yhteisen.

Jaettuihin Driveihin pääset kuvan osoittamasta vasemman reunan palkista tai suoraan: https://drive.google.com/drive/shared-drives

Huom: Kaikki tiedostot kannattaa jaotella toimikausikansioihin (eli pääkansiossa ei pitäisi olla mitään muuta). Näin hallittu kaaos pysyy vuoden kokoisissa karsinoissaan :)

Mikäli et näe Drivejä, tee toinen seuraavista:

Linkitä sähköpostilistalla oleva sähköpostiosoite Google-tunnuksiisi linkitetyksi tunnukseksi täältä.
Pyydä jotain toista lisäämään sähköpostilistalle lisäksi Google-tunnuksesi (ja pyydä ottamaan viestinvälitys pois, jos et halua sähköpostiviestejä molempiin osoitteisiin).

Verkkosivut

Verkkosivuja on yhteinen sekä kaikille taloyhtiöille erikseen (lisäksi tämä sivu). Sivuilla ei välttämättä ole mitään hienompaa funktiota, mutta ne on tehty "koska helposti voi". Ne ovat julkisessa internetissä, joten sisältö olkoon sen mukainen.

Yhteissivu vastaa osoitteesta http://mestarinkatu8.fi/

Taloyhtiökohtaisille sivuille on seuraavat CNAME-ohjaukset

Sivut sijaitsevat yhteisessä jaetussa Drivessä, joten niitä pääsevät muokkaamaan kaikki. Ohjeita sivujen muokkaamisen löytyy tarvittaessa etsimällä yleisiä "Google Sites" -ohjeita.

Ylläpito

Ylläpitotunnuksen salasana on hallitusten puheenjohtajilla ja hallinnasta vastaavilla henkilöillä. Hallintapaneeli on osoitteessa http://admin.google.com/.

Ylläpitäjille on olemassa, mihin voi pyytää pääsyä. Ylläpitotunnukselle lähetetyt viestit välitetään listalle. Esimerkiksi tärkeät Google Workspacen ylläpitoon liittyvät viestit sekä kuukausimaksujen kuitit tulevat listalle.

Ylläpidon pitäisi olla marginaalisen kevyttä. Sähköpostilistoja voidaan hallita muutenkin, kuten aiemmin on kuvattu.

Domainin mestarinkatu8.fi omistajuustiedot löytyvät osoitteesta http://domain.fi/. On kätevintä, että domain on samalla henkilöllä joka maksaa myös Googlen palvelupaketin kulut. Kulut kannattaa periä takaisin kerran kalenterivuodessa. Domainia voi uusia myös pidempiä aikoja kerrallaan.

Google Workspace -palvelupaketti saattaa mahdollistaa muitakin kivoja asioita kuin esitellyt :)

Page updated